De activiteiten op het gebied van bedrijfsvoering worden uitgevoerd door OVER-gemeenten. Dit is de gezamenlijke werkorganisatie van de gemeente Wormerland en de gemeente Oostzaan. In deze paragraaf leest u een beknopte samenvatting van de Jaarrekening 2021 van OVER-gemeenten. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de Jaarrekening van OVER-gemeenten.
Algemeen
Het jaar 2021 is een jaar dat nog lang in ons geheugen zal blijven. De coronapandemie heeft de wereld vanaf het 1e kwartaal van 2020 op zijn kop gezet. De impact op inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen was en is nog steeds erg groot. OVER-gemeenten is daarop geen uitzondering. Hoewel het land inmiddels weer open is door het terugdraaien van de beperkende maatregelen, heeft de pandemie nog veel impact op het welbevinden van collega’s, ook blijft de toekomst voor velen onzeker. De ambtelijke OVER-organisatie onderging ook deze beperkingen in 2021. De medewerkers moesten veelal thuis werken en nieuwe ontwikkelingen konden slechts beperkt doorgaan.
Ondanks de crisis is de organisatieontwikkeling in het laatste kwartaal gestart met “Verbinding te OVER” (visiedocument van de nieuwe directeur), en is het management bemenst met vast benoemde afdelingshoofden, die in de rol van kwartiermaker de inrichting van hun afdelingen Bedrijfsvoering, Samenleving en Leefomgeving hebben opgepakt. Daarnaast is mede door vernieuwende werving voortgang geboekt in het aantrekken van vast personeel en het kunnen afbouwen van de externe inhuur.
Bestuurlijke toekomst gemeentes
Beide raden van de gemeentes Wormerland en Oostzaan beraden zich over de bestuurlijke toekomst van de gemeentes. Intussen wordt hard gewerkt aan de versterking van OVER-gemeenten.
Personeel
2021 stond in het teken van werken aan stabiliteit van de organisatie en leren omgaan met de gevolgen van corona.
Aan het begin van het jaar viel de tijdelijk directeur onverwacht uit met als resultaat drie directiewisselingen in korte tijd. Door het aantrekken van een nieuwe vaste directeur per september ontstaat de broodnodige rust om te werken aan het op orde brengen van de basis van de dienstverlening en het uitvoeren van eerder gemaakte afspraken.
OVER-gemeenten zet in op de vervanging van ingehuurd personeel door vaste medewerkers. In de tweede helft van het jaar stokte de uitstroom van medewerkers en steeg de instroom van vaste medewerkers. Ondanks de moeilijke positie van OVER-gemeenten op de oververhitte arbeidsmarkt lukt het in toenemende mate om medewerkers te vinden die zich voor langere tijd aan onze organisatie willen verbinden.
Het ziekteverzuim heeft onverminderd aandacht nodig en ligt boven het landelijk gemiddelde. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door bovengemiddeld hoog langdurig verzuim. De oorzaak hiervan is divers, maar de impact op de organisatie is groot
Informatievoorziening
Om Informatievoorziening verder te verstevigen, werken we aan professionalisering van onze processen, goed beheer van de automatisering en hebben we extra aandacht voor security. In 2021 is gewerkt om het applicatielandschap verder te harmoniseren, specifieke knelpunten in werkprocessen te adresseren en ons voor te bereiden op nieuwe wettelijke eisen die komende jaren aan gemeenten gesteld worden. Bij Ruimte en het Sociaal Domein is veel vooruitgang geboekt o.a. met ZorgNed en OpenWave.
Europese aanbesteding datacentrum en digitale werkplek (DWP)
De Europese aanbesteding van het datacentrum en DWP werd met een passende inschrijving juridisch en contractueel in 2021 afgerond. De eerste maanden van 2022 volgt implementatie. Bij de aanbesteding wordt onder meer rekening gehouden met flexibiliteit voor de toekomst, informatiebeveiliging en continuïteit van de digitale dienstverlening.
Informatiebeveiliging
Informatiebeveiliging stond dit jaar in bijzondere belangstelling. De hack van Hof van Twente en de wereldwijde kwetsbaarheid Log4j hadden ook op ICT van OVER veel impact. OVER-gemeenten versterkt zijn beveiliging door middel van pentesten, externe IT security advisering en maatwerk maatregelen op onze infrastructuur.
ENSIA
In 2021 vond de verplichte zelfevaluatie op het gebied van informatiebeveiliging plaats door middel van ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit), over de domeinen BRP en Reisdocumenten, Suwinet, BAG, BGT, BRO en DigiD. Daarbij zijn alle domeindeskundigen betrokken geweest. Met beide gemeenten zijn de verantwoordingsrapportages besproken en zijn er collegeverklaringen afgegeven.
Privacy
Wettelijk gezien moet worden voldaan aan de Europese Privacywetgeving, de AVG. Binnen OVER-gemeenten is een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Gedurende het jaar is afstemming geweest inzake 3 datalekken (lage impact) en zijn waar nodig de betrokken partijen geïnformeerd. Bewustwording is van blijvend belang, het onderwerp krijgt onder andere aandacht bij het (her)ontwikkelen van werkprocessen binnen vakafdelingen.
Financieel
De baten en lasten van OVER-gemeenten worden voor 38% toegerekend aan de gemeente Oostzaan en voor 62% aan de gemeente Wormerland, uitgezonderd de afgenomen specifieke dienstverlening. De jaarrekening 2021 sluit met een positief resultaat van € 495.798. Dit positieve resultaat wordt voornamelijk veroorzaakt doordat een gedeelte van de openstaande vacatures pas gedurende 2021 vervuld werd met vaste medewerkers met tegelijkertijd stopzetting van inhuur. Deze waren wel het gehele jaar begroot.

Extra gemeenteijke bijdrage
In het Voorjaarsbericht 2021 van OVER-gemeenten is de OVER-gemeenten-begroting 2021 incidenteel bijgesteld met 1,5 miljoen, waarvan 62% ten laste van de Gemeente Wormerland komt, zijnde € 930.000. De reden van deze incidentele budgetbijstelling is het enorme personeelsverloop, de moeilijke arbeidsmarkt, hoge ziekteverzuim en de daarmee samenhangende hogere kosten voor inhuur personeel.
In de Begroting 2022 van Wormerland is structureel € 553.731 bijgeraamd als bijdrage aan de werkorganisatie naar aanleiding van de Begroting 2022 van OVER-gemeenten.