De activiteiten op het gebied van bedrijfsvoering worden uitgevoerd door OVER-gemeenten. Dit is de gezamenlijke werkorganisatie van de gemeente Wormerland en de gemeente Oostzaan. In deze paragraaf leest u een beknopte samenvatting van de Jaarrekening 2022 van OVER-gemeenten. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de Jaarrekening van OVER-gemeenten.
Algemeen
In 2022 werd de nieuwe indeling van de organisatie een feit en werden we, twee jaar na het uitbreken van de coronapandemie, opnieuw geconfronteerd met een nieuwe crisis. Dit keer de vluchtelingencrisis voor ontheemden uit Oekraïne. Ook hierbij moest OVER-gemeenten snel schakelen en zorgde dit voor veel aanvullende intensieve activiteiten naast het reguliere werk.
Personeel en organisatie
Begin 2022 waren er veel vacatures. De werving van nieuwe vaste medewerkers in de eerste helft van 2022 was zeer zeer succesvol. De grillige arbeidsmarkt heeft ervoor gezorgd dat de werving in de tweede helft van 2023 stagneerde. Deze stagnatie heeft als gevolg dat niet alle vacatures, waarvoor geld was gereserveerd in onze begroting, konden worden vervuld. Tegelijkertijd ontstonden er ook een aantal nieuwe vacatures door het vertrek van collega’s. Zowel het feit dat er vele nieuwe (deels onervaren) werknemers zijn bijgekomen als het feit dat veel vacatures nog niet zijn ingevuld heeft forse consequenties voor de organisatie en het zittende personeel. Zo is er een hogere werkdruk met uitval en oplopend ziekteverzuim in de tweede helft van 2022 als gevolg. Ook heeft de vluchtelingencrisis in 2022 voor verhoging van werkdruk gezorgd.
In 2022 is een nieuwe hiërarchische laag gecreeërd. Het aantal afdelingen ging terug van zeven naar drie, aangestuurd door een afdelingshoofd, met daaronder tien teams aangestuurd door een teamleider.
Naast de reeds genoemde vluchtelingencrisis waren er nog andere grote opgaven met forse impact, zoals de implementatie van de omgevingswet en het organiseren van de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2022 en de gevolgen daarvan (nieuwe raad, nieuw college, nieuw bestuur).
Informatievoorziening
In 2022 hebben er binnen informatievoorziening en automatisering positieve ontwikkelingen plaatsgevonden. De automatisering is verder geprofessionaliseerd en ondergebracht bij een nieuwe Service Provider. Hierdoor realiseren we een verhoogde beschikbaarheid en bij deze tijd passend beveiligingsniveau. Het applicatielandschap is opgeschoond en wordt verder ontwikkeld op de organisatiebehoeften. De technische- en functionele eisen sluiten steeds verder aan op de ICT-visie van OVER-gemeenten en zijn steeds meer toekomstbestending. De informatiefunctie is versterkt door de komst van een nieuwe adviseur informatievoorziening. Informatievoorziening wordt de komende periode steeds verder voorbereid op de transformatie van analoog naar digitaal, dit gebeurt gefaseerd. De komende periode blijft de hybride situatie (analoog naast digitaal) bestaan en in afstemming met de archiefdiensten vragen we voor steeds meer onderdelen vervanging aan. Dit jaar heeft de Provincie weer een audit uitgevoerd bij OVER-gemeenten met als resultaat; ‘enige verbetering noodzakelijk’. Dit betekent voor dit jaar een voldoende voor het informatie- en archiefbeheer. Dit positieve resultaat motiveert het team documentaire informatievoorziening om de volgende stap te zetten in haar professionalisering, maar het team heeft hierbij wel last door de structurele onderbezetting.
BIO en ENSIA
De vereisten op het gebied van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) zijn verder doorgevoerd, maar dit vraagt de komende periode nog verdere inspanning om aan de vereisten en de audits te kunnen voldoen. Preventie heeft daarbij een grote rol gespeeld. Er is een jaarlijkse security test uitgevoerd door een externe partij (pentest, vulnerability test) en de aanbevelingen daaruit zijn opgevolgd.
Aanbesteding, migratie en ontwikkeling datacentrum
In 2022 is fase 1 volgens planning succesvol opgeleverd. In deze fase zijn de processen en documentatie bij de ServiceProvider ingericht en de processen binnen OVER-gemeenten aangepast op deze werkwijze. De eerste stappen van de optimalisatie en doorontwikkeling zijn ingezet en worden komend jaar verder doorgevoerd. In het tempo van de markt zijn de verdere ver-SaaSing van applicaties, het uitbesteden van technisch applicatiebeheer en transitie naar meer beheerde SaaS- en PaaS-diensten ingezet en zullen de komende jaren verder worden doorgevoerd. Dit sluit aan op de ICT-visie van OVER-gemeenten, waarbij de rol van ICT verschuift van operatie/beheer naar regie.
Financieel
De jaarrekening 2022 sluit met een positief saldo van €1.958.947. De accountant heeft een goedkeurende verklaring verstrekt voor getrouwheid en een afkeurende verklaring inzake rechtmatigheid. Met betrekking tot getrouwheid zijn er geen fouten en onzekerheden geconstateerd. De afkeurende verklaring voor rechtmatigheid heeft te maken met het niet naleven van de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

Extra gemeentelijke bijdrage 2022
Naar aanleiding van het Voorjaarsbericht 2022 van OVER-gemeenten, welke op 19 april 2022 door het AB is vastgesteld, is de gemeentelijke bijdrage structureel verhoogd met €625.897. Onderdeel van deze extra gemeentelijke bijdrage was het transitiebudget van € 500.000 in 2022 en € 500.000 in 2023. Deze gelden waren bedoeld om tijdelijke ‘dubbele’ kosten uit te dekken wanneer vast personeel wordt aangenomen op een plek waar voorheen werd ingehuurd. Dit transitiebudget voor 2022 is voor het overgrote deel niet nodig gebleken (€475.000). Dit wordt terugbetaald aan de deelnemende gemeenten. De gemeente Wormerland ontvangt hiervan €294.500 retour.
Frauderisico
Het college van burgemeester en wethouders is zich bewust van de frauderisico’s die de gemeente loopt en bespreekt dit thema periodiek. De gemeente heeft een frauderisicoanalyse opgesteld (Beleidskader Voorkomen en bestrijden Misbruik en Oneigenlijk gebruik, vastgesteld in de raad van sept 2022) en concludeert dat de belangrijkste risico's zijn ondervangen door de inrichting van de administratieve organisatie. Het college van burgemeester en wethouders heeft geen concrete aanwijzingen of vermoedens dat zich fraudes hebben voorgedaan in het afgelopen boekjaar.