Verbijzonderde interne controle (VIC)
De verbijzonderde interne controle (VIC) wordt beschouwd als een groeiproces van de verbetering van de bedrijfsvoering en de interne beheersing, waarbij de norm van “6 is voldoende” wordt toegepast. Stap voor stap werken we toe aan een hoger volwassenheidsniveau van zowel de interne beheersing als ook de VIC evenals het controlebewustzijn binnen de organisatie. Elementen als frauderisico’s en toetsingskaders worden stap voor stap verder geïntegreerd in het intern controleplan. De focus voor 2025 heeft vooral gelegen in het beter laten aansluiten van de VIC op de externe accountantscontrole.
Rechtmatigheidsverantwoording
Het college stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen €797.229 bedraagt. Dit is lager dan de daarvoor gestelde grens van €1.192.700 (2% x €59.637.000). Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het college overigens een bedrag van €0 acceptabel op basis van door de gemeenteraad vastgestelde afspraken.
Normenkader
In boekjaar 2025 is de volledigheid van het normenkader gecontroleerd en daar waar nodig hersteld. De financiële en controleverordening zijn geactualiseerd. In de eerste helft van 2026 is de actualisatie van de delegatie/mandaat- en budgethoudersregeling en de meerjarenonderhoudsplannen gemeentelijk vastgoed onderhanden. De Treasurystatuut, nota reserves en voorzieningen, nota waardering vaste activa, afschrijving en rente en het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de volgende beleidsdocumenten die geactualiseerd moeten worden. Het actualiseren van het normenkader bevordert de helderheid en uitvoerbaarheid van de gemaakte afspraken en dat is nodig voor verdere groei naar een hoger volwassenheidsniveau van de bedrijfsvoering en de interne beheersing binnen de organisatie.
Regels volgen (voorwaardencriterium)
De belangrijkste bevindingen vanuit de VIC ten aanzien van het regels volgen zijn als volgt:
- Bij het inkopen van diensten, leveringen of werken met een waarde boven het wettelijk bepaalde drempelbedrag zijn gemeenten volgens het aanbestedingsrecht verplicht om deze opdrachten meervoudig onderhands of Europees aan te besteden. Inkopen ten onrechte niet meervoudig onderhands of Europees aanbesteed ter waarde van €663.771 bestaande uit de volgende items:
a. Dienstverlening ten aanzien van reparatie en onderhoud van de openbare verlichting
b. Dienstverlening ten aanzien van reparatie en onderhoud van de gemalen en andere pompinstallaties
c. Snoeiwerkzaamheden en onkruidbestrijding
Deze onrechtmatigheden zijn inmiddels met prioriteit op de aanbestedingskalender geplaatst.
- Uitvoering van de VIC is arbeidsintensief door het ontbreken van een volledige en/of gestructureerde administratie van verplichtingen, contracten en bewijs van prestatieleveringen. De organisatie werkt stapsgewijs aan een hoger volwassenheidsniveau. Implementatie, bewustwording en structurele verbeteringen van processen vergen tijd.
- In het licht van het groeipad waarin de VIC zich bevindt, past ook aandacht voor de relatief kleine onvolkomenheden die tijdens de controles worden geconstateerd. Het betreffen invoerfouten, onjuiste verwijzingen, onzorgvuldigheden in dossiervorming en administratieve vastleggingen. Hoewel deze bevindingen op zichzelf beperkt van aard zijn en passen binnen de gehanteerde norm van “6 is voldoende”, vormen zij gezamenlijk een indicatie dat verdere versterking van het controlebewustzijn en de zorgvuldigheid in de uitvoering van processen gewenst is. Door hier gericht aandacht aan te blijven besteden, kan stap voor stap worden toegewerkt naar een hoger volwassenheidsniveau van zowel de interne beheersing als de VIC.
Misbruik voorkomen (Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium)
Geen bevindingen. Het misbruik en oneigenlijk beleidskader is afkomstig uit 2023, waarin de uitgangspunten voor het omgaan met misbruik en oneigenlijk gebruik zijn vastgelegd.
Binnen budget (begrotingscriterium)
Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten, investeringen en reservemutaties die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan de raad zijn gemeld zijn gemeld bedragen €133.458. Hetgeen heeft betrekking op overschrijding van investeringskredieten ter waarde van €133.458 door meerwerk of investeringen waar geen raadsbesluit aan ten grondslag heeft gelegen. Deze overschrijdingen zijn als niet -acceptabele begrotingsonrechtmatigheid aangemerkt.
Het actualiseren van de delegatie/mandaat- en budgethoudersregeling bevordert de helderheid en uitvoerbaarheid van de gemaakte afspraken. Onderdeel van het implementatieplan is bewustwording creëren van ieder zijn taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het monitoren van budgetten mede in relatie tot het budgetrecht van de gemeenteraad.
