Paragraaf Bedrijfsvoering

Waar gaat deze paragraaf over?

Terug naar navigatie - Paragraaf Bedrijfsvoering - Waar gaat deze paragraaf over?

OVER-gemeenten werkt voor de gemeenten Wormerland en Oostzaan. Dit betekent dat zij samen ambtenaren en diensten delen. In deze paragraaf laten wij zien hoe OVER-gemeenten het geld heeft gebruikt (Jaarrekening 2024) en wat zij daarvoor hebben gedaan (Jaarverslag 2024). 

 

Jaarrekening 2024  - Financieel

Belangrijkste financiële resultaten
* Geld: OVER-gemeenten hield in 2024 €651.106 over, onder andere dankzij inspanningen om de inhuur zoveel mogelijk te beperken.
* Minder ingehuurd personeel: er zijn meer vaste medewerkers aangenomen. Hierdoor was er minder inhuur nodig en werden kosten bespaard.
* Meer kosten voor Informatie- en Communicatietechnologie (ICT), wat gaat over het gebruik van computers, software en internet om informatie te verwerken en te delen. Door meer medewerkers, strengere regels en duurdere leveranciers waren de ICT-uitgaven hoger.

Uitdagingen en aandachtspunten
* Geld in balans houden: OVER-gemeenten werkt samen met de gemeenten aan een plan om voorbereid te zijn op de verwachte bezuinigingen van de landelijke overheid.
* Gezondheid op het werk: er zijn nog steeds veel zieke medewerkers, wat extra kosten en werkdruk geeft. Er zijn en worden diverse maatregelen getroffen.
* Digitale systemen: er zijn stappen gezet om de veiligheid van de digitale systemen te verbeteren, maar dit blijft nodig.
* Striktere controle op geldzaken: sommige uitgaven waren hoger dan gepland en zullen beter worden beheerst.

 

Jaarverslag 2024   -Wat hebben we met het geld gedaan

In 2024 werkten wij aan een sterkere organisatie, oplossingen voor financiële uitdagingen en het voorbereiden op de toekomst. Er zijn goede stappen gezet, maar er blijven uitdagingen. 

Belangrijkste punten
* Toekomst van de gemeenten: Oostzaan kijkt of ze moet fuseren met een andere gemeente en ook Wormerland zoekt naar samenwerkingen. Dit kan grote gevolgen hebben.
* Betere hulp voor inwoners: de gemeente heeft gewerkt aan zorg (Wmo) en de opvang van vluchtelingen.
* Duurzaamheid en digitalisering: er wordt steeds meer digitaal gewerkt en er zijn plannen om gebouwen energiezuiniger te maken.


Uitdagingen en aandachtspunten
* Geld in balans houden: OVER-gemeenten werkt samen met de gemeenten aan een plan om voorbereid te zijn op de verwachte bezuinigingen van de landelijke overheid.
* Gezondheid op het werk: er zijn nog steeds veel zieke medewerkers, wat extra kosten en werkdruk geeft.
* Digitale systemen: er zijn stappen gezet om de veiligheid van de digitale systemen te verbeteren, maar dit blijft nodig.
* Striktere controle op geldzaken: sommige uitgaven waren hoger dan gepland en zullen beter worden beheerst.

Rechtmatigheid

Terug naar navigatie - Paragraaf Bedrijfsvoering - Rechtmatigheid

Rechtmatigheid
In 2024 is verder gewerkt aan de ontwikkeling van de rechtmatigheidsverantwoording, waarbij het groeiproces voortgang boekt. Binnen de organisatie worden er steeds meer stappen gezet in bewustwording en het verbeteren van processen. Het procesmanagement speelt daarin ook een belangrijke rol. De organisatie heeft in 2024 stapsgewijs kennis kunnen maken met het nieuwe werkveld procesmanagement. 

Begrotingsrechtmatigheid
Het college stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen bedrag € 713.514 bedraagt. Dit is lager dan de daarvoor gestelde grens van € 1.819.652. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het college overigens een bedrag van € 698.480 acceptabel op basis van door de gemeenteraad vastgestelde afspraken. Niet acceptabele begrotingsonrechtmatigheden hebben betrekking op overschrijding van investeringskredieten. Verbetermaatregel is het realistischer begroten van investeringskredieten.

Aanbestedingen
De focus op rechtmatigheid bij aanbestedingen is in 2024 verder versterkt. De inzet van Stichting Rijk draagt bij aan een verbeterde naleving van de aanbestedingsregels. De periodieke spendanalyse speelt hierin ook een centrale rol. Per kwartaal wordt in samenwerking met Stichting Rijk proactief gekeken naar contracten die mogelijk richting de aanbestedingsgrens gaan. Tevens wordt ingezet op het versterken van contractmanagement. Het doel is om dreigende onrechtmatigheden vroegtijdig te signaleren en tijdig passende acties te ondernemen. Over 2024 zijn dan ook geen onrechtmatigheden geconstateerd met betrekking tot aanbestedingen.

Prestatieleveringen inkoopfacturen
In de gemeentewereld krijgt het administreren van prestatieleveringen op inkoopfacturen steeds meer aandacht vanwege een combinatie van financiële en juridische redenen. Voor al onze uitgaven geldt dat deze getoetst worden aan een leveringscriterium, met andere woorden: “is de prestatie daadwerkelijk geleverd?”. Het administreren van de prestatielevering dient ter onderbouwing: 
•    dat de vastgelegde of toegelichte transacties en gebeurtenissen inderdaad hebben plaatsgevonden; en
•    dat ze bedrijfsmatig van aard zijn; en
•    en betrekking hebben op onze gemeenten.

Binnen gemeente Wormerland gaan we het administreren van prestatieleveringen inkoopfacturen, niet zijnde prestatieleveringen van zorgaanbieders, doen in Key2Financien. Het administreren wordt in 2025 een processtap in de autorisatie van de inkoopfacturen.

Verbonden partijen
Voor de verantwoording van de rechtmatigheid van onze verbonden partijen verwijzen wij naar de Paragraaf Verbonden Partijen. Hierin hebben wij de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen indien deze is opgenomen in de jaarrekening van die verbonden partij. 

Verordeningen en regelingen
De controleverordening inclusief controleprotocol en de financiële verordening zijn inmiddels geactualiseerd. Het actualiseren van de gemeenschappelijke regeling OVER-gemeenten, mandaat- en budgethoudersregeling zal naar verwachting in 2025 afgerond worden. Pas daarna kunnen de andere onderliggende regelingen worden geactualiseerd. Het niet up-to-date zijn bemoeilijkt de goede werking van de interne beheersing en de controle op de rechtmatigheid. Aandacht verdient ook het tijdig publiceren en intrekken van regelingen en verordeningen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) 
Er zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd in het kader van Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O).

Terugblik en vooruitzicht
Uit 2023 en 2024 blijkt dat rechtmatigheid een doorlopend proces van groei en verbetering is. Hoewel er nog uitdagingen zijn, zijn in 2024 duidelijke stappen gezet. Met deze voortgang zijn we op de goede weg om de interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording verder te professionaliseren. Wij blijven dan ook in 2025 inzetten op het groeiproces.